訂艙是貨方向船方洽訂載運貨物(或集裝箱)艙位的一種行為。一般是洽訂班輪的部分艙位，由港方代理機構辦理，也有貨方直接向船公司洽訂，或形成專門的訂載中心辦理載運貨物艙位的洽訂工作。通常的手續是，托運人先向船公司查詢船期，并將貨物名稱、集裝箱數量、出口時間等告知船公司。貨方根據合適的班輪船期，向船方訂艙，船方根據能提供使用的貨艙容積、載重量或箱位和具體訂艙的貨載特點(如種類、性質、運費等)，擬定合理的選載方案，通過代理與訂艙人聯系落實。并發出訂艙單 (Booking Note)。如果是集裝箱運輸，則在訂艙后，在取得訂艙號的同時，一般從承運人處取得空箱以便裝貨。訂艙方式根據雙方習慣或需要而定，可用口頭、電話或書面方式均可，訂艙的效力相當于成立運輸合同，但實際上一般都未簽訂運輸合同。